Assistant administratif h/f

Ginger CEBTP - CDI - Fonctions supports - Montpellier

Publié le 29 juillet 2021

Description du poste

L'agence de Montpellier regroupe 35 personnes œuvrant sur les métiers de la géotechniques, de l'ingénierie du bâtiment, des routes et des métiers du laboratoire génie civil. L'agence travaille sur le Gard, l'Hérault, la Lozère et l'Aveyron, pour des maîtres d'ouvrage privés ou publics et des missions de toutes tailles avec des niveaux de complexité variés. Les assistantes sont en charge des taches administratives sur un ou plusieurs services (selon les taches dédiées).

Les missions :

Accueil, standard téléphonique, envoi et réception de courrier y compris enregistrement, tri et distribution du courrier et rédaction des courriers, archivage.
Réservation des transports et hébergements des collaborateurs.
Gestion administrative des dossiers : Mise à jour des données sous logiciel Horizon (sous-traitances, encours, avenants …), ouverture des devis et dossiers, mise en forme et relecture des devis et rapports, rédaction, envoi et classement des factures internes et externes et archivage des dossiers.
Gestion des fournisseurs : Gestion des commandes et factures des fournisseurs y compris suivi des FNP et classement des bons de livraison.
Gestion financière : Suivi et relance des impayés et de facturation au fil de l’eau.
Divers : Réalisation et gestion DICT, suivi des formations, établissements de PV simple, dépouillements essais simples, suivi des appels d’offre, suivi en Qualité/Sécurité, …
QHSE L’assistant(e) est tenu(e) de respecter la politique et les procédures QSST de l’entreprise et de l’entité, et participer à leur application auprès de l’entité. 

Profil

Formation : Niveau Bac+2 dans le domaine du secrétariat / assistanat

Expérience : 2 ans minimum

Compétences techniques et comportementales : Sens de l'accueil et du service, organisé, rigoureux, excellent niveau d'orthographe, bon niveau d'utilisation du pack office

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