Assistant(e) administratif(ve)

Ginger CEBTP - CDI - Fonctions supports - Agen

Publié le 12 avril 2022

Description du poste

Vous serez rattaché à la Direction Régionale Grand Sud au sein de l'agence d'Agen (pour gérer l'agence d'Agen sur place mais également l'agence de St Gaudens à distance).

Les agences d'Agen et de St Gaudens sont des agences œuvrant sur les métiers de la géotechnique, de l'ingénierie du bâtiment, des routes et des métiers du laboratoire génie civil.

L'agence d'Agen compte 5 personnes et l'agence de St Gaudens 2 personnes. Les agences travaillent pour des maîtres d'ouvrage privés ou publics et des missions de toutes tailles avec des niveaux de complexité variés. L'assistante est en charge de l'ensemble des taches administratives des 2 agences.

Vos missions

L'assistante assure les tâches de secrétariat et d'assistance, nécessaires au bon fonctionnement de son entité :


  • Secrétariat : Accueil, standard téléphonique, envoi et réception de courrier y compris enregistrement, rédaction de courriers, archivage.

  • Ressources humaines : suivi maladies, accidents du travail, saisie main d’œuvre, réservation des transports et hébergements des collaborateurs, notes de frais.

  • Gestion administrative des dossiers : Mise à jour des données sur logiciel interne (sous-traitances, encours, avenant …), ouverture des devis et dossiers, mise en forme et relecture des devis et rapports, rédaction, envoi et classement des factures internes et externes et archivage des dossiers.

  • Gestion des fournisseurs : Gestion des commandes et factures des fournisseurs y compris suivi des FNP et classement des bons de livraison.

  • Gestion financière : Suivi et relance des impayés et de facturation au fil de l’eau.

  • Divers : réalisation et gestion DICT, suivi des formations, établissements de PV simple, dépouillements essais simples, suivi des appels d’offre, suivi en Qualité/Sécurité,


QHSE : L’assistant(e) est tenu(e) de respecter la politique et les procédures QSST de l’entreprise et de l’entité, et participer à leur application auprès de l’entité.


Profil

Votre profil :

Formation : Niveau Bac+2 Domaine secrétariat - assistanat
Expérience : 2 ans minimum
Compétences techniques et comportementales: Bon sens de l'accueil et du service, organisé, rigoureux, excellent niveau d'orthographe, maîtrise des outils bureautique (notamment pack office).

Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n’hésitez pas, ce poste est fait pour vous !

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